内容証明郵便の目的は、意思表明の事実を公的機関の記録に残すことです。例えば、「貸したお金を返してほしい！」という意思を表明した手紙を確かに送ったということを郵便局に証拠として残すということです。
内容証明郵便には、以下のような効果があります。
内容証明郵便で郵送する場合には、書留郵便としなければなりません。この場合、郵便局において郵便物を受け取ったときから配達されるまでが記録されますので、その郵便物を投函したことの事実に関して争いが生じても証拠として提出することができます。さらに、郵便物が確かに配達されたことを証明する配達証明扱いにすることにより、相手方は「受け取っていない」、「こんな内容ではなかった」などの言い逃れができなくなります。
内容証明郵便を受け取った側は、渋々要求に応じたり、あるいは何らかの対応を考えたりします。このように相手側に契約を守らせたり、何らかの行動をとらせる心理的圧力をもっています。
訴訟（裁判）になったときの証拠になります。
言いたいことを自由に書くことができます。しかし、記載した事項は、確実に記録に残りますので、自分が不利になる事実、虚偽の事実、自分の否を認めるような表現、脅迫的な言葉などは記載しないようにします。例えば、債権回収をするときに、何らの理由もなく「支払わなければ詐欺罪で刑事告訴する」などと記載した場合、逆に通知人の方が刑事問題とされる可能性があります。
内容証明郵便の差出人が、郵便局から交付を受けた謄本を万一紛失した場合でも、差出した郵便局に行って、自分の出した内容証明郵便の謄本を閲覧することができます。
内容証明郵便の差出人が謄本を紛失した場合、あるいはもう1通必要になることもあります。このようなとき、差出人は謄本の再度証明を求めることができます。
「この郵便物は令和○年○月○日第○○号書留内容証明郵便物として差出したことを証明します。○○郵便局長 印」と記載して返却されますので、ここに記載された年月日が当該郵便物の差出年月日となり、証明されることになります。
謄本に記載されている事項を内容とする郵便物が郵便局に差出された事実を証明することができます。
内容証明郵便は、いつ相手方に送達されたかを確認するため、配達証明扱いとするのが実務の通例となっています。配達証明があれば、相手が確かに当該郵便物を受け取ったことを郵便局が証明してくれます。たとえ内容証明郵便を出した後でも1年以内であれば、内容証明郵便を差出した郵便局に行って、配達証明をしてもらうことができます。
配達証明を付けるか付けないかは、差出人の自由ですが、もし訴訟になったときは、法的な証拠として、十分な役割を果たしてくれますので、配達証明は必ず付けることを忘れないようにしてください。
内容証明郵便を出すということは、状況が差迫っているという印象を相手に与えますので、普通郵便の場合にはそれほど真剣には対応しなかった相手が、内容証明郵便を受け取ったとたんに直ぐ対応したという例も多々あります。また、末尾に郵便局長による内容証明郵便であることの証明が付けられたうえ、書留郵便で配達されることにより、正式な文書であるとの印象を与えます。これが内容証明郵便による心理的プレッシャ―なのです。
わざわざお金と手間のかかる内容証明郵便で出してきたのだから、そこで支払わないと、次は訴訟になるとか、他の強い手段に出てくるに違いないと考えるからです。債権回収に内容証明郵便が使われるのはそのためです。しかし、注意しなければならないのは、内容証明郵便の心理的効果といっても、訴訟などの法的手続きそのものではないので、相手方に対する法的強制力はないということです。相手方が債務の履行や任意の交渉に応じない場合には、訴訟などの法的手続きを考えなければなりません。
相手がどんな考えを持っているのか知りたいときに、内容証明郵便を利用して相手の考えを引き出すこともあります。内容証明郵便をこちらの考えを通知することよりも、相手の考えを引き出すことに使うのです。相手の性格や状況をよく考え、相手が受け取ったらどうしても返事を出さざるを得ないような書き方をして、相手の考えをつかみます。これにより、事が有利に運ぶ場合があります。